Ken Blanchard melalui buku Manajemen terlaris sepanjang masa “the new one minute manager” menyampaikan bahwa proses memimpin dilakukan melalui percakapan antara Manager dengan anggota timnya yang dibangun dan dilakukan dari menit ke menit. Artinya PERCAKAPAN YANG BERMAKNA adalah esensi dalam kepemimpinan yang penting untuk dilakukan oleh Manager dengan anggota timnya secara one on one yang dibangun dari menit ke menit.

Sesungguhnya, menit terbaik yang digunakan oleh seorang Manager adalah menit yang ia investasikan untuk anggota timnya. Menit untuk melakukan percakapan yang bermakna, yang akan membangun relasi positif dan hubungan kepercayaan dengan anggota timnya.

Dari riset yang dilakukan oleh Ken Blanchard companies, ada 4 ketrampilan utama yang menjadi pilar penting bagi seorang Manager untuk mampu melakukan percakapan secara bermakna. 4 ketrampilan utama ini adalah :

1. Listen to learn (mendengarkan untuk belajar)

Manager yang hebat mendengarkan untuk belajar hal yang belum ia ketahui. Ia mendengar untuk mendapat kesempatan pikirannya dirubah dan dipengaruhi oleh orang lain. Ia mendengar untuk melayani anggota timnya.

Dalam kondisi mendengarkan, Manager perlu sadar terhadap tujuan dan intensi mereka mendengar. Manager yang hebat mendengar dengan tujuan untuk memahami dan membiarkan diri dipengaruhi oleh orang lain. Ia memiliki rasa ketertarikan yang tinggi terhadap potensi anggota timnya. Dengan mendengar, ia semakin memahami apa yang menjadi kekuatan dan potensi baik anggota timnya, sehingga semakin memperkaya perspektifnya untuk paham apa yang perlu ia lakukan untuk membuka potensi baik tersebut.

Saat mendengarkan, ia akan menjaga kehadiran secara penuh dan menghindarkan diri dari distraksi dan gangguan. Ia tidak akan membiarkan smartphone / telpon, laptop menjadi penghalang baginya saat perlu untuk hadir fokus mendengarkan anggota timnya.

Manager yang hebat melatih dirinya terus menerus untuk memberikan kesempatan bagi orang lain menyampaikan ide / perspektif dan membuka diri terhadap perspektif tersebut. Ia tahu kapan waktunya menahan diri dari berbicara dan memberikan kesempatan bagi anggota timnya untuk berbicara.

2.  Inquire for insight (bertanya untuk memantik insight)

Manager yang hebat mengajukan pertanyaan yang efektif bagi anggota timnya untuk memungkinkan mereka berbagi ide dan insight yang dapat menguntungkan tim. Dengan mengajukan pertanyaan efektif, Manager dapat memahami motivasi yang melatarbelakangi perilaku anggota timnya.

Hal yang penting bagi Manager ketika mengajukan pertanyaan :

• Mengajukan pertanyaan terbuka
• Berfokus pada masa depan, bukan pada masa lalu
• Menekankan pada “apa” dan “bagaimana”, bukan pada “mengapa”
• Mendorong anggota tim melakukan “recap” untuk mengecek pemahaman
• Berpikiran terbuka

Ketika mengajukan pertanyaan, Manager perlu memfokuskan diri pada masa depan dan bukan pada masa lalu yang bersifat menyalahkan. Ketika seorang anggota timnya tidak mencapai target, biasanya Manager akan bertanya dengan pertanyaan klasik “kenapa yah…?” Ketika dihadapkan pada pertanyaan ini,  biasanya anggota tim akan merespon dengan defense dan percakapan akan menjadi melebar bahkan menjadi debat tidak produktif.

Bandingkan ketika Manager bertanya dengan pertanyaan “apa yang membutuhkan perhatian kita bersama disini?” atau pertanyaan “apa yang sudah berhasil? Apa yang menjadi penghambat?”. Pertanyaan ini akan memandu anggota tim untuk berpikir ke depan dan memantik perspektif yang lebih luas dalam memandang permasalahan yang terjadi.

Manager yang hebat akan mengajukan pertanyaan yang memberdayakan dan bukan yang menyalahkan maupun menghakimi anggota timnya.

3. Tell your truth (menyampaikan kebenaran)

Menyampaikan kebenaran merupakan hal yang menantang. Manager seringkali enggan menyampaikan kebenaran pada anggota timnya karena takut menyinggung atau menyerang. Padahal jika dilakukan dengan tepat, hal ini dapat memberdayakan masing-masing pihak.

Menyampaikan kebenaran dalam wujud feedback yang efektif dapat membangun hubungan kepercayaan dan otentisitas. Ketika menyampaikan kebenaran, Manager perlu untuk :

• Berani, jujur, bersikap menghormati
• Terbuka terhadap perspektif lain
• Menghindari menyalahkan atau menghakimi

Meminjam istilah Kim Scott, dalam menyampaikan kebenaran, Manager yang hebat memiliki orientasi yang tinggi dan berimbang antara “care personally” dan “challenge directly”. Artinya, Manager yang hebat berani menyampaikan kebenaran secara tegas dan langsung yang didasarkan pada rasa pedulinya pada anggota timnya. Jika Manager hanya “care personally” dan tidak “challenge directly”, maka ia hanya menunjukkan empati yang justru menghancurkan. Sebaliknya jika Manager hanya “challenge directly” tanpa “care personally”, maka ia hanya akan menunjukkan sikap menyerang yang menyebalkan.

4. Express confidence (mengekspresikan keyakinan)

Manager yang hebat membangun kepercayaan diri anggota timnya dengan mengakui kinerja baik, menjaga rasa hormat, serta mengapresiasi kontribusi mereka. Mengekspresikan keyakinan memungkinkan Manager untuk mempertahankan relasi positif dengan anggota timnya.

Orang-orang ingin menghasilkan kinerja terbaik untuk Manager yang memiliki keyakinan pada mereka. Mengekspresikan keyakinan pada orang lain akan membangun kepercayaan diri dan antusiasme pada yang bersangkutan. Karena itu, sangat penting bagi Manager untuk :

• Memfokuskan pada ketrampilan dan kinerja baik anggota timnya
• Mengutip kesuksesan sebelumnya
• Menawarkan support saat diperlukan

Terkadang saat rasa ragu muncul, kita membutuhkan penguatan dari orang lain. Untuk itulah Manager yang hebat tahu kapan waktu yang tepat untuk mengekspresikan rasa yakin mereka pada anggota timnya. Ketika Manager mengekspresikan rasa yakin dan percaya mereka pada anggota timnya, ia akan membantu timnya meningkatkan rasa percaya diri mereka dan membuka potensi kekuatan timnya untuk menghasilkan kinerja terbaik.

Inilah 4 ketrampilan utama yang sangat penting bagi Manager untuk terus menerus dilatih dalam upaya melakukan percakapan yang bermakna dengan anggota tim.

Selamat melatih diri dan meningkatkan kemampuan memimpin ke level yang lebih tinggi.